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Agenda

Für eine einfache Webkonferenz mit Bildschirmübertragung genügt es, wenn Sie den Teilnehmern die anstehenden Themen in der Einladung oder der Meeting-Instruktion mitteilen.

Erstellen einer MeetingSphere Agenda

Technisch bezeichnet eine MeetingSphere Agenda die im Meeting-Cockpit befindlichen Arbeitsbereiche. Die einfachste MeetingSphere Agenda enthält lediglich einen Arbeitsbereich, etwa einen Brainstorm Arbeitsbereich, mit dem Sie und Ihre Teilnehmer eine Liste von Ideen, Meinungen oder Fakten erstellen und gegebenenfalls in Ordner sortieren. Um die vielversprechendsten Ideen oder wichtigsten Fakten zu ermitteln, können Sie eine Abstimmung hinzufügen. Wenn Sie die Ergebnisse der Abstimmung diskutieren wollen, etwa unter der Fragestellung, warum hochbewertete Ideen vielversprechend oder Fakten besonders wichtig sind, oder warum Sie in Ihren Bewertungen so weit auseinanderliegen, fügen Sie eine Diskussion hinzu.

Einfach gesagt, eine Agenda beschreibt die Schritte, in denen Sie gemeinsam das benötigte Ergebnis erarbeiten. Der erste Schritt hängt davon ab, wo Sie stehen. Wenn, zum Beispiel, bereits eine Liste von Ideen/Meinungen/Fakten/Vorschlägen (was auch immer) vorliegt, dann liegt es nahe, mit einer eingrenzenden Abstimmung zu beginnen. Der letzte Arbeitsschritt wird durch das geforderte Ergebnis bestimmt. Wenn Sie, zum Beispiel, lediglich eine eingrenzende Bewertung benötigen, kann Ihr Prozess (die Agenda) mit einer einzigen Abstimmung beginnen und enden. Falls Sie das Ergebnis jedoch genauer verstehen müssen, könnten Sie eine Diskussion hinzufügen und nach dem ‚Warum‘ und dem ‚Wie‘ fragen. Und so weiter.

Falls Sie mehrere Ergebnisse zu unterschiedlichen Themen im selben Meeting erarbeiten wollen, etwa, Ideen zur Verbesserung Ihrer Dienstwagenregelung generieren und priorisieren, und Änderungen der gesetzlichen Rahmenbedingungen in ihrer Auswirkung auf Ihr Kerngeschäft, dann liegt es nahe, die Agenda in Abschnitte zu unterteilen. Sie können Pausen und einschlägig benannte Zeitpuffer einbauen, als generelle Reserve oder als Platzhalter für ‘andere’ Aktivitäten, etwa eine Bildschirmübertragung.

Aktivieren Sie 'Zeiten in Agenda' im 'Grundlagen’-Tab der Meeting-Einstellungen, wenn MeetingSphere Sie beim Timing Ihrer Agenda unterstützen soll.

1 Arbeitsbereiche hinzufügen

Fügen Sie Arbeitsbereiche mit ‚Plus‘ aus der Werkzeugleiste hinzu. Der neue Arbeitsbereich erscheint sofort in der Agenda. Konfigurieren Sie den Arbeitsbereich unmittelbar oder fügen Sie zunächst weitere Arbeitsbereiche hinzu.

Um den Überblick über den Ablauf der Agenda zu wahren, ist es meist sinnvoll, Arbeitsbereiche zunächst im Meeting-Cockpit zu konfigurieren. Sie können detaillierter Einstellungen in den Arbeitsbereichen vornehmen, falls erforderlich.

1.1 Ersteinstellung eines Brainstorm-Arbeitsbereichs

Wählen Sie einen Brainstorm-Arbeitsbereich um eine Liste von Ideen, Meinungen, Vorschlägen oder Fakten zu erzeugen und das Ergebnis in Ordner zu sortieren.

Ein Brainstorming ist bestimmt durch die Frage, die Sie stellen. Dementsprechend fordert Sie der neu erstellte Arbeitsbereich dazu auf, diese Frage zu formulieren. Drücken Sie ‚Beispiele‘ um eine Auswahl typischer Fragestellungen angezeigt zu bekommen. Wählen Sie ein Beispiel aus und passen Sie es für Ihren Zweck an. Für die Ersteinstellung war es das schon.

Betreten Sie den Brainstorm-Arbeitsbereich um Ihre Einstellungen zu ergänzen, etwa durch das Hinzufügen einer detaillierteren Anweisung oder die Aktivierung der Kommentierungsfunktion.

1.2 Ersteinstellung eines Diskussions-Arbeitsbereichs

Nutzen Sie einen Diskussionsarbeitsbereich, um ein oder mehrere Themen parallel zu diskutieren

Im Meeting-Cockpit bestimmen Sie lediglich die Instruktion. Falls die Themen als Frage formuliert sind oder als Frage verstanden werden können, kann Ihre Anweisung allgemein gehalten sein, etwa ‚Bitte diskutieren Sie diese Themen (oder Fragen)‘. Falls es sich bei Ihren Themen dagegen um eine Auswahl von Problemen, Lösungen oder Ideen handelt werden Sie diese zumeist aus einem bestimmten Blickwinkel oder zu einem bestimmten Zweck diskutieren wollen. Dann könnte Ihre Frage wie folgt lauten:

  • 'Was verursacht das Problem? Was verursacht diese Ursachen?'
  • 'Wie würde diese Lösung funktionieren? Unter welchen Bedingungen?'
  • 'Warum ist diese Idee vielversprechend?'
  • 'Warum sind wir uneins über die Wichtigkeit dieses Problems?'

Klicken Sie auf 'BEISPIELE' um ein Gefühl für mögliche Fragestellungen zu bekommen. Überprüfen Sie Ihre Instruktion, nachdem Sie die Themen hinzugefügt haben, die gemäß dieser Anweisung diskutiert werden sollen.

1.3 Ersteinstellung eines Präsentations-Arbeitsbereichs

Der Präsentationsarbeitsbereich dient der Vermittlung von Informationen und der Einholung von Feedback.

In der Agenda legen Sie lediglich die Bezeichnung (den 'Titel') der Präsentation fest, bei der es sich per Vorgabe um einen 'Folienvortrag' handelt.

Betreten Sie den Arbeitsbereich, um die Präsentationsdateien hochzuladen und die Diskussion zur Präsentation zu konfigurieren. Sie können den Präsentationsmodus auch ändern auf 'Bildschirmübertragung' und 'Andere Präsentationslösung'.

1.4 Ersteinstellung einer Abstimmung

Fügen Sie einen Stimmzettel hinzu, wenn die Gruppe eine Liste von Gegenständen bewerten soll.

Eine Abstimmung unterscheidet sich von anderen Arbeitsbereichen u.a. dadurch, dass stets drei miteinander verknüpfte Arbeitsbereiche entstehen, der Stimmzettel, die zugehörige Ergebnistabelle und eine Ergebnisgrafik die Daten der Tabelle interpretiert.

Im Meeting-Cockpit konfigurieren Sie lediglich den Stimmzettel. Dessen Einstellungen bestimmen automatisch die Grundkonfiguration der Ergebnistabelle und der Ergebnisgrafik

Die Funktionalität von Abstimmungen ist in mehrere Arbeitsbereiche aufgespalten, um

  • spezifische Einstellungen pro Arbeitsbereich anzubieten
  • es zu ermöglichen, Stimmzettel, Ergebnistabellen und Grafiken gesondert für Teilnehmer zu öffnen und zu schließen

Die Konfiguration eines Stimmzettels im Meeting-Cockpit umfasst

  • die Auswahl der geeigneten Abstimmungsmethode, etwa einer numerischen Skala von 0 bis 10
  • die Festlegung des Kriteriums, nach dem die Abstimmungsgegenstände bewertet werden, etwa Wichtigkeit oder Dringlichkeit

Eine für die gewählte Abstimmungsmethode passende Bewertungsfrage wird automatisch erzeugt nach dem Muster "Bitte bewerten Sie nach [Kriterium]." Abstimmungsmethode und Kriterium definieren auch die zur Abstimmung gehörende Ergebnistabelle und eine eventuell hinzugefügte Grafik.

Betreten Sie den Stimmzettel, um die automatisch erzeugte Bewertungsanweisung durch eine geeignetere Formulierung zu ersetzen. Sie können dort auch Skalenbeschriftungen hinzufügen und, zum Beispiel, Enthaltungen erlauben.

Vor einer Abstimmung müssen Sie natürlich noch Abstimmungsgegenstände hinzufügen. Oft werden diese erst im Meeting erzeugt, etwa in einem Brainstorming. Solche Abstimmungsgegenstände werden dann unmittelbar vor der Abstimmung in den Stimmzettel kopiert.

1.5 Erweiterung einer Abstimmung zur Mehrkriterienanalyse

Zur Erweiterung einer Abstimmung zur Mehrkriterienanalyse markieren Sie diese in der Agenda und fügen ihr über das 'Plus'-Menü der Werkzeugleiste einen Stimmzettel bis zu zwei Stimmzettel hinzu. Bestätigen Sie dabei, dass Sie die vorhandene Abstimmung erweitern wollen.

Eine Mehrkriterienanalyse erlaubt Ihnen die Bewertung einer Liste von Abstimmungsgegenständen nach bis zu drei Kriterien. Sie beinhaltet eine Mehrkriterientabelle, die die Ergebnisse der Einzelabstimmungen zur einfacheren Auswertung zusammenfasst. Bei Erweiterung zur Mehrkriterienanalyse wird automatisch auch eine Mehrkriteriengrafik angelegt, die die Daten der Mehrkriterientabelle darstellt.

Agenda-Abschnitte

Verwenden und benennen Sie ‚Abschnitte‘, um längere und komplexere Agenden zu strukturieren. Die meisten Leiter verwenden Abschnitte als Überschriften für das was folgt. Zum Beispiel

  • 1. Rückblick auf das Quartal, 2. Produkteinführung XYZ, 3. Restrukturierung von ABC
  • 1. Problemanalyse, 2. Mögliche Lösungen, 3. Umsetzungsplanung
  • 1. Vormittag, 2. Nachmittag

Wenn Sie den ersten Abschnitt aus dem ‘Plus’-Menü einfügen, entsteht links von der Agenda der ‘Abschnittsrahmen’. Dieser vereinfacht die Navigation in der Agenda. Probieren Sie es aus.

Timing

Schalten Sie ‘Zeiten in der Agenda’ im Grundlagen-Tab der Meeting-Einstellungen an, um eine Zeitachse für Ihr Meeting zu erhalten.

Zeiten werden berechnet, indem die für den ersten Arbeitsbereich festgelegte Dauer der Anfangszeit des Meetings hinzugerechnet wird und so weiter. Zum Beispiel: Ihr Meeting beginnt um 09.00 Uhr. Für das erste Brainstorming veranschlagen Sie 30 Minuten. Daraus errechnet sich 9.30 Uhr als Startzeit der nachfolgenden Aktivität, genauer, des für die nachfolgende Aktivität erstellten Arbeitsbereichs.

Änderungen in der Plandauer von Arbeitsbereichen wirken Sich direkt aus. Nutzen Sie entsprechend benannte Zeitpuffer, um Zeitreserven oder Aktivitäten außerhalb der Arbeitsbereiche wie etwa eine Präsentation oder Software-Demo per Bildschirmübertragung in der Agenda zu verankern. Öffnen Sie den Grundlagen-Tab der Meeting-Einstellungen, um zu sehen, ob Sie noch Zeit in Reserve haben, oder Sie bereits überziehen. Falls Ihre Planung das Zeitbudget überschreitet, prüfen Sie, wo Sie einsparen können. Bleiben Sie realistisch. Selbst mit MeetingSphere ist das in 1 oder 2 Stunden leistbare Pensum begrenzt.

Zeitplanung in der Agenda ist nur sinnvoll in einem regulären Meeting, in dem die Teilnehmer gleichzeitig (virtuell) präsent sind. Wenn Sie MeetingSphere für die asynchrone Zusammenarbeit nutzen, bei der Teilnehmer innerhalb eines längeren Zeitraums unabhängig voneinander beitragen, sollten Sie Zeitangaben in der Agenda ausschalten.

Wenn Sie vorhaben, einige Arbeitsbereiche vorab zu öffnen, sagen Sie das Ihren Teilnehmern in der Einladung und öffnen Sie das Meeting zu diesem früheren Zeitpunkt. Die Startzeit des Meetings legen Sie dagegen auf den Beginn des (virtuellen) Präsenzmeetings fest.