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Vorbereitung und Nutzung des Stimmzettels

Der Stimmzettel ist das Mittel, mit dem die Teilnehmer ihre Meinung zu den auf dem Blatt aufgeführten Abstimmungsgegenständen äußern.

Im Vergleich zu herkömmlichen Methoden zur Bewertung oder Priorisierung von Gegenständen wie etwa dem Anbringen von Klebepunkten auf einer Moderationswand bietet MeetingSphere viel mehr Zeit für die Reflexion durch den einzelnen Teilnehmer. Dieses einfach dadurch, dass alle Teilnehmer parallel und nicht nacheinander bewerten. Anonymität erleichtert eine ehrliche Bewertung. Die Digitalisierung ermöglicht die sofortige Aggregation und Präsentation der Ergebnisse für die Analyse. Kurzum, eine Abstimmung mit MeetingSphere liefert schnellere, besser reflektierte und validere Ergebnisse als herkömmliche Bewertungsverfahren.

1 Vorbereitung des Stimmzettels

Die Vorbereitung des Stimmzettels ist einfach, sofern klar ist, was Sie erreichen wollen.

Die Vorbereitung einer Abstimmung umfasst:

  1. Die Festlegung von Bewertungskriterium und -methode
  2. Die Spezifizierung des Anonymitätsmodus
  3. Die Überprüfung der Bewertungsfrage oder -anweisung
  4. Die Erstellung bzw. das Kopieren der Abstimmungsgegenstände

1.1 Kriterium und Abstimmungsmethode

Das Kriterium ist die Eigenschaft nach dem Sie die Abstimmungsgegenstände bewerten lassen, etwa "Wichtigkeit", weil Sie keine Zeit auf Unwichtiges verschwenden wollen, oder "Dringlichkeit", weil Vorrangiges zuerst behandelt werden soll, oder "Wirksamkeit", weil es sinnlos ist, Maßnahmen zu diskutieren, die keinen Beitrag zur Lösung des anstehenden Problems leisten.

Die Abstimmungsmethode ist das Verfahren, mit dem die Teilnehmer ihre Bewertung ausdrücken. Die beliebteste Abstimmungsmethode ist die numerische Skala (Vorgabe: 0 bis 10) mit der die Teilnehmer die Ausprägung des Kriteriums mit einem Zahlenwert ausdrücken. Weitere in MeetingSphere verfügbare Abstimmungsmethoden sind "Budgetzuweisung", Mehrfachselektion", "Rangfolge" und "Schätzung".

Die meisten Leiter legen Kriterium und Abstimmungsmethode fest, wenn sie die Abstimmung über das 'Plus'-Menü des Meeting-Cockpits in die Agenda einfügen. Diese Festlegung kann über den Tab "Grundeinstellungen" des Stimmzettels geändert werden. Die Hilfeseite der Grundeinstellungen diskutiert die Eignung der einzelnen Abstimmungsmethoden für bestimmte Zwecke. 

1.2 Anonymität

Per Vorgabe sind Abstimmungen anonym. Leiter können jedoch im Einstellungs-Tab "Anonymität" sog. "Teams" festlegen, denen sich die Teilnehmer zuordnen und mit denen die abgegebenen Stimmen gekennzeichnet werden. 

1.3 Abstimmungsfrage oder -anweisung

Der Stimmzettel errechnet die Abstimmungsanweisung aus Kriterium und Abstimmungsmethode nach dem Muster "Bitte bewerten Sie nach [Kriterium]".

Sie können die Instruktion selbstverständlich bearbeiten und durch eine ausdrucksstärkere Formulierung ersetzen.

1.4 Abstimmungsgegenstände

Sie können Abstimmungsgegenstände über das unten befindliche Eingabefeld manuell anlegen. Oft kopieren Sie Abstimmungsgegenstände aus einem anderen Arbeitsbereich ein, etwa Ideen aus einem Brainstorming.

1.4.1 Randomisierung

Bitte beachten Sie, dass die Reihenfolge der Abstimmungsgegenstände auf den Stimmzetteln der Teilnehmer zufällig ist. Die Randomisierung gleicht Verzerrungen aus, die sich z. B. daraus ergeben können, dass Abstimmungsgegenstände sich am Anfang oder am Ende der Liste befinden oder in unmittelbarer Nachbarschaft zu anderen Abstimmungsgegenständen. In der Praxis bedeutet dies, dass es witzlos ist, die Abstimmungsgegenstände auf Ihrem Stimmzettel in eine bestimmte Reihenfolge zu bringen: Auf die Stimmzettel der Teilnehmer hat das keine Auswirkung.

1.4.2 Zusammenführen von Duplikaten

Wenn Abstimmungsgegenstände (exakt oder sehr ähnlich) mehr als einmal vorkommen, möchten Sie diese möglicherweise zusammenführen, indem Sie das "Duplikat" auf das "Original" ziehen. Bei Bestätigung wird das Duplikat ein Kommentar des "Originals", das in der Liste verbleibt. Beseitigen Sie Dubletten sorgfältig, wenn Sie als Bewertungsmethode wie "Mehrfachauswahl" oder "Budgetzuweisung" verwenden. Diese Methoden reagieren empfindlich auf Dubletten. Eliminieren Sie Dubletten auch dann sorgfältig, wenn nach der Bewertung ein festgelegtes Quorum von Abstimmungsgegenständen, etwa die "Top Ten", gleichsam automatisch als priorisiert gelten sollen.

Dagegen ist die Bewertung nach "numerischer Skala" weitgehend gleichgültig gegenüber Duplikaten: ähnliche Ideen erhalten ähnliche Bewertungen und sitzen nebeneinander in der Ergebnistabelle. Wenn Sie nach den "Top Ten" -Elementen suchen, müssen Sie sich lediglich bewusst sein, dass Sie möglicherweise weiter unten in der Liste nachsehen müssen, weil zum Beispiel die Punkte 3, 4 und 5 sowie 7 und 8 Dubletten sind daher als jeweils eine Idee gezählt werden sollten. In unserem Beispiel würden wir die Punkte 4, 5 und 8 nicht zählen und daher 13 Gegenstände als unsere "Top Ten" auffassen.

1.4.3 Ordner

Sie können den Stimmzettel (und/oder anschließend die Ergebnistabelle) nach Ordnern strukturieren.

Erweitern Sie dazu den Ordnerrahmen, erstellen Sie Ordner und sortieren Sie die Abstimmungsgegenstände in die Ordner. Wenn Sie die Option "Nach Ordner sortieren" aktivieren, wird der Stimmzettel nach Ordnern strukturiert. Wenn Ordner angezeigt werden, findet die Randomisierung von Gegenständen innerhalb der Ordner statt.

Hinweis: Wenn Sie Elemente aus dem Brainstorm-Arbeitsbereich in einen Stimmzettel kopieren, 'merken' sich die Ideen ihren Ordner.

In der Praxis bringen Ordner auf dem Stimmzettel selten einen Mehrwert. Sie können dagegen für die Analyse in der Ergebnistabelle und im Ergebnisdiagramm sehr nützlich sein.

Tipp: Verwenden Sie Ordner in der Analyse, aber sortieren Sie Ideen auf dem Stimmzettel nur wenn es einen Grund dafür gibt.

2 Ablauf

Der Abstimmungsprozess ist unkompliziert

  1. Öffnen Sie den 'Stimmzettel' für Teilnehmer
  2. Stellen Sie die Anweisung klar
  3. Lassen Sie die Gegenstände bewerten
  4. Abgabe der Stimmzettel

Leiter können an der Bewertung teilnehmen oder sich komplett der Stimme enthalten, indem sie ihren Stimmzettel nicht abgeben.

Nach Abgabe werden die Teilnehmer in den Vorraum navigiert.

Schließen Sie den Arbeitsbereich 'Stimmzettel', bevor Sie mit der Ergebnisanalyse in Tabelle oder Grafik fortfahren.