You are here

Ablauf einer Brainstorming Session

Die Formulierung der Brainstormfrage im Meeting-Cockpit genügt, um loszulegen.

Es ist jedoch empfehlenswert, die Einstellungen des Arbeitsbereichs zu überprüfen. Es kann sich auch lohnen, die Brainstormfrage um detailliertere Informationen zu ergänzen, bevor Sie den Arbeitsbereich für Teilnehmer öffnen.

Brainstorming in 5 Schritten

Nachdem die Anweisung und die Einstellungen feststehen, läuft ein Brainstorming meist ab wie folgt:

  1. Arbeitsbereich öffnen
  2. Brainstorming der Ideenliste (oder Meinungen, Fakten usw.)
  3. Sortieren der Ideen in Ordner (optional)
  4. Durchsicht und Aufräumen der Liste (optional)
  5. Arbeitsbereich schließen

Selbstverständlich kann dieser Prozess erweitert werden, etwa dadurch, dass Sie ab einem gewissen Punkt die Diskussion freigeben und die Teilnehmer bitten, Ideen zu kommentieren und Fragen zu stellen. Die meisten Leiter ziehen es allerdings vor, Ideen zunächst zu priorisieren und weiteren Aufwand auf die Ideen zu konzentrieren, die für den jeweiligen Zweck wirklich betrachtenswert sind. Eine solche Priorisierung kann durch Klebepunkte oder eine förmliche Abstimmung erfolgen.

Schritt 1 - Arbeitsbereich öffnen

Zu Beginn des Brainstorming öffnet der Leiter den Arbeitsbereich für die Teilnehmer über die Werkzeugleiste. Sofern nicht gleichzeitig andere Arbeitsbereiche geöffnet sind, navigiert das Öffnen die Teilnehmer automatisch aus dem Vorraum in den Arbeitsbereich.

Schritt 2 - Brainstorming der Ideenliste

Die Teilnehmer geben ihre Beiträge über das Eingabefeld ein, dass sich unten auf ihrem Bildschirm befindet. Gesendete Beiträge sind sofort für alle Teilnehmer sichtbar. Sie werden sehen wie diese Ideen schon nach wenigen Minuten neue Ideen auslösen, genau so, wie das bei einem Brainstorming sein soll. Als Leiter sollten Sie

  1. Eingreifen
    Wenn Teilnehmer lediglich einzelne Worte abfeuern anstatt sich verständlich zu äußern, sagen Sie etwas wie "Ich sehe viele einzelne Worte, die mir wenig sagen. Klickt bitte auf Eure Ideen und bearbeitet sie. Schreibt ganze Sätze, damit klar wird was ihr meint."
    Tipp: 'Impfen' Sie Ihr Brainstorming durch ein oder zwei ausformulierte Ideen. Teilnehmer neigen dazu, solche Muster aufzunehmen.
  2. Den letzten 'Tropfen' abwarten
    Ideen kommen in Wellen. Wenn Sie die Zeit haben und nicht nur Offensichtliches abfragen wollen, schließen Sie das Brainstorming nicht bei der ersten Verlangsamung des Ideenflusses. Geben Sie den Teilnehmern Gelegenheit, die Ideen zu lesen und zu reflektieren, um dann Originelles und Unerwartetes zu ernten.

Bitte beachten Sie auch die 'Golden Regeln' am Ende dieser Seite.

Schritt 3 - Sortieren der Ideen in Ordner (optional)

Brainstorming mit MeetingSphere ist schnell und erzeugt oft erstaunlich viele Ideen! Das Sortieren dieser Ideen in Ordner hilft dabei, einen Überblick über das erzeugte Material zu gewinnen. Die Liste wird in mehrere thematisch homogenere kürzere Listen aufgeteilt, was auch bei der Identifizierung von Dubletten hilft.

Bevor Sie und Ihre Gruppe mit dem Sortieren beginnen können, müssen Sie zunächst die Ordner erzeugen. Dazu

  1. Betätigen Sie den 'Ordner'-Knopf in der Werkzeugleiste, der den links befindlichen 'Ordnerrahmen' öffnet.
  2. Erstellen Sie neue Ordner über das Feld 'neuer Ordner' .
  3. Machen Sie die Ordner für Teilnehmer sichtbar und gehen die Ordnerliste mit diesen durch.
  4. Bitte Sie die Teilnehmer die Ideen aus dem Ordner 'Unsortiert' in den jeweils passenden Ordner zu ziehen.

Wann Sie die Ordner erstellen, hängt ganz von der Situation ab. Wenn die relevanten Kategorien von vornherein klar sind, können Sie die Ordner bereits vor dem Meeting anlegen und den Teilnehmern zu gegebener Zeit anzeigen. Wenn Sie während des laufenden Brainstormings Gelegenheit haben, können Sie die Ordner auch anlegen, so wie sich die Themen im Laufe des Brainstormings abzeichnen. Wenn Sie selbst im Brainstorming engagiert sind, zeigen Sie den Teilnehmern nach Abschluss dieser Phase den leeren Ordnerrahmen an und erarbeiten die Ordnerliste mit diesen. Fragen Sie dazu etwas wie "Bitte schaut Euch die Liste an. Erkennt ihr Kategorien oder Themen, nach den wir die Beiträge ordnen können?"

Beachten Sie, dass nur der Leiter Ordner erstellen und bearbeiten kann.

Beachten Sie außerdem, dass das Sortieren bei aller Schnelligkeit Zeit kostet. Wenn Sie die Ergebnisse des Brainstormings im Meeting nicht weiter benötigen oder weiter verarbeiten, sie etwa in einer Abstimmung bewerten lassen, dann können Sie diese Zeit im Meeting einsparen und das Sortieren und Aufräumen der Liste im Nachgang selbst oder im kleineren Kreis erledigen.  

Schritt 4 - Durchsicht und Aufräumen der Liste (optional)

Es ist guter Brauch, dass Leiter die Ergebnisse mit der Gruppe durchsehen. Dazu

oder

  • sie sprechen die Teilnehmer durch die Ordner, indem sie die Teilnehmer bitten, diesen oder jenen Ordner zu öffnen. Leiter können die Teilnehmer bei der Navigation unterstürzen, indem Sie sie mit dem 'Fokus'-Knopf  der Werkzeugleiste fokussieren. Die 'Fokussierung' überträgt die aktuelle Ansicht des Leiters an die Teilnehmer und markiert dort den vom Leiter markierten Beitrag.   

Probieren Sie aus, was für Sie am besten funktioniert. Vermeiden Sie Überraschungen oder gar Unwillen, indem Sie Fokussierungen stets ankündigen.

Die Durchsicht der Ergebnisse kann den unterschiedlichsten Zwecken dienen. Oft geht es dabei, um (1) einen gemeinsamen Überblick über das produzierte Material und (2) die Vorbereitung der Liste für die weitere gemeinsame Bearbeitung im Meeting.

Gemeinsamer Überblick. Hierzu genügt es meistens, mit der Gruppe durch die Ordner zu gehen und Ausschau zu halten nach Beiträgen, die eindeutig im falschen Ordner gelandet sind. Weil sich Kategorien in aller Regel überschneiden und viele Ideen in mehrere Ordner passen würden, sind Debatten darüber, in welchen Ordner Beiträge auch noch passen würden selten zielführend. Es ist fast nie sinnvoll, Ideen in mehrere Ordner zu kopieren.

Aufräumen der Liste. Das Aufräumen der Liste bedeutet in aller Regel, unklare Beiträge klarzustellen und Dubletten zu bereinigen. Die Klarstellung unklarer Ideen kann mit einer einfachen Umformulierung erledigt sein oder kann, etwa wenn ein Beitrag 2 unterschiedliche Bedeutungen haben kann, das Erzeugen einer Kopie mit nachfolgender Umformulierung von Original und Kopie erfordern. Manchmal müssen Beiträge, die zwei separate Gedanken enthalten, getrennt werden. Auch hiezu wird der Beitrag zunächst kopiert, um dann 'Original' und 'Kopie' in getrennte Richtungen zu bearbeiten. 

Dubletten werden einfach dadurch beseitigt, dass das 'Doppel' auf das Original gezogen und der 'Verschmelzungsdialog' bestätigt wird. Durch 'Verschmelzen' wird die Dublette zu einem Kommentar des 'Originals'.

Auch wenn MeetingSphere diese Bearbeitungsschritten vereinfacht, sollten Sie die Zeit und den Zweck der Veranstaltung im Auge behalten. Glücklicherweise lassen sich die verschiedenen Arbeitsschritte in einem Durchgang durch die Ideenliste erledigen: Sagen Sie dazu etwas wie:

"Wenn wir durch die Liste gehen, achten Sie bitte auf Beiträge, die

  1. eindeutig in einen anderen Ordner gehören
  2. unklar sind oder
  3. Dubletten eines anderen Beitrags sind.    

Nennen Sie bitte die Nummer des Beitrags und was daran falsch ist. Wir entscheiden dann gemeinsam was damit geschehen soll."

Tipp: Die Bereinigung von Dubletten durch Verschmelzen ist viel schneller als durch Löschen einfach dadurch, weil sie für die Autoren der Dublette viel leichter zu schlucken ist ('Es geht nichts verloren!'). Gleich wohl kann die Verschmelzung Anlass zu Debatten geben, die den Zeitaufwand selten lohnen. Hier hilft die Veto-Regel: Wenn ein Teilnehmer meint, zwei Beiträge sagten Unterschiedliches, dann sind diese Beiträge wahrscheinlich nicht gleich. Behalten Sie im Hinterkopf, dass von Ihrer langen Liste nach einer priorisierenden Abstimmung nur vergleichsweise wenige übrigbleiben. Heben Sie sich die Zeit auf für diese wichtigeren oder lohnenderen Beiträge.

Behalten Sie bei der Diskussion von Ideen, ihrer Einordnung und ihrer Verschiedenheit nicht nur die Zeit sondern auch die Anonymität der Teilnehmer im Auge. Es ist empfehlenswert, von Ideen so zu sprechen als hätte niemand bestimmtes sie geschrieben. Das Bekenntnis zu eigenen Beiträgen ist dagegen schlechter Stil, weil es andere Teilnehmer zumindest unterschwellig unter Druck setzt gleichzuziehen. Lassen Sie nicht zu, dass die gewährte Anonymität nachträglich ausgehebelt wird. Sagen Sie ggf. etwas wie, "Danke. Aber lassen wir doch die Beiträge für sich sprechen. Was könnte hier gemeint sein?" Werden Sie zu Not deutlicher.

Schritt 5 - Arbeitsbereich schließen

Schließen Sie den Brainstorm-Arbeitsbereich mit dem grünen 'Schließen'-Schalter der Werkzeugleiste. Im Normalfall navigiert das Schließen die Teilnehmer automatisch in den Vorraum.

Falls Sie direkt in einem anderen Arbeitsbereich fortsetzen wollen, könnten Sie auch wie folgt vorgehen: Lassen Sie die Teilnehmer im Brainstorm-Arbeitsbereich zurück, während Sie die Ideen z.B. in einen Stimmzettel kopieren . Dann öffnen Sie den Stimmzettel für die Teilnehmer. Weil diese sich noch in einem anderen Arbeitsbereich befinden, fragt MeetingSphere, ob Sie diesen anderen Arbeitsbereich schließen wollen. Bei Bestätigung wird das Brainstorming geschlossen und die Teilnehmer werden automatisch in die Abstimmung 'gezogen'.

Probieren Sie aus, welche Art der Teilnehmernavigation Ihnen am besten liegt.

Goldene Regeln

Die Anlässe, Zielsetzungen und Umstände von Brainstorming-Sessions sind vielfältig. Dennoch lohnt es, ein paar allgemeine Regeln zu kennen und zu beachten:

Geben Sie Beispiele. Sind Sie sicher das Ihre Anweisung (Frage) geeignete Beiträge produziert? Geben Sie wenn möglich einen Beispielbeitrag vor. Dieser wirkt wie ein Samenkorn, indem er die Teilnehmer ermuntert, das vorgegebene Muster zu emulieren. Zum Beispiel: Sie fragen nach möglichen Gründen, warum etwas so ist wie es ist. Ihr Beispielbeitrag könnte lauten "WEIL Sponge Bob in Bikini Bottom lebt."

Lassen Sie das Ergebnis offen. Wenn es Ihnen auf eine unvoreingenommene Beurteilung, auf das, was die Teilnehmer wirklich Denken oder auf Kreativität ankommt, dann verzichten Sie darauf, Ihren Teilnehmern - etwa in einer einleitenden Präsentation - vor zu geben, zu welchem Ergebnis die Beurteilung wohl kommen wird, was sie denken sollten und was sie für originell und kreativ halten. Liefern Sie eine offene Frage und eine leere Seite. Dann halten Sie die Luft an. Wenn Sie eigene Ideen haben und diese für mitteilenswert halten, dann geben Sie sie ein, wie alle anderen auch.

Gewähren Sie Anonymität. Wenn Sie wollen, dass sich die Teilnehmer spontan äußern und die Ideen anderer vorurteilsfrei aufnehmen und weiterentwickeln, dann gewähren Sie Anonymität. Auch mit Anonymität ist nicht garantiert, dass wirklich alles auf den Tisch kommt, aber sie ist nahezu ausnahmslos die Voraussetzung für spontane Äußerungen und die ungeschminkte Darstellung von Sachverhalten oder Meinungen. Bitten Sie die Teilnehmer nur dann um mit ihrem Namen versehene Beiträge, wenn Sie das unbedingt wissen müssen und dafür in Kauf nehmen, dass Wesentliches verschwiegen, dass Sachverhalte schöngefärbt und dass Beiträge aus sachfremden Gründen vorgetragen werden.

Schützen Sie die Anonymität. Wenn Sie die Bedeutung einer bestimmten Idee diskutieren kommt es vor, dass sich Teilnehmer zu ihrer Autorenschaft bekennen. Treten Sie solchem 'Outing' entgegen, denn es setzt die anderen Teilnehmer mehr oder weniger subtil unter Druck nachzuziehen. Wenn sich jemand zu seiner Autorenschaft bekennt, sagen Sie etwas wie "Danke. Aber wer hier was geschrieben hat tut nichts zur Sache. Auch wenn es ihr Beitrag ist, diskutieren Sie ihn bitte so als hätte jemand anderes ihn geschrieben."

Überlegen Sie sich mögliche Kategorien. Oft erwarten Gruppen, dass der Leiter eine Vorstellung davon hat, wie die lange Liste der Ideen heruntergebrochen werden kann. Das ist nur folgerichtig, denn schließlich wissen Leiter ja meist vor den anderen wonach sie fragen. Oft hilft die vorherige Überlegung möglicher Ordnernamen auch dabei, die Brainstormfrage nocheinmal zu überprüfen nach dem Motto " Wenn ich das frage, werde ich die folgenden Arten von Antworten bekommen ..."

Übertreiben Sie es nicht mit der Kategorisierung. In den meisten Fällen geht es bei der Sortierung in Ordner lediglich darum (1) die Teilnehmer beim Verständnis der Idee zu unterstützen ("Ah, es geht um Kommunikation"), (2) verwandte Ideen im selben Ordner zu sammeln, und dadurch (3) die Identifizierung von Dubletten zu erleichtern. Wenn es auch in Ihrem Fall hauptsächlich um diese begrenzten Zwecke geht, sollten Sie Ihren Ehrgeiz zügeln, Kategorien (Ordnernamen) zu finden, die überschneidungsfrei auf einer Abstraktionsebene liegen. Selbst wenn solche Kategorien existieren, lohnt die Konzentration auf die Inhalte - oder die Gewährung einer Pause - meist mehr.

Erzeugen Sie keine Dubletten. Die meisten Ideen passen in mehrere Ordner. Erzeugen Sie Dubletten nur dann wenn Sie, zum Beispiel, "Marketing"-Ideen anschliessend gesondert von "Vertriebs"-Ideen weiterbearbeiten wollen, wenn die Idee ihnen also in dem einen oder anderen Weiterbearbeitungspfad fehlen würde. Wenn Ihnen einzelne Teilnehmer in den Ohren liegen, dass eine Idee unbedingt auch in einen anderen Ordner gehört, können Sie etwas sagen wie "Wir sortieren die Ideen lediglich, um sie besser gemeinsam zu verstehen, nicht um eine trennscharfe Kategorisierung zu erzielen. Zum Beispiel sind fast alle Qualitätsfragen auch Kostenfragen und nahezu alle Personalfragen auch Kommunikationsfragen und viele Kommunikationsfragen auch technische Fragen. Wir wollen Ideen nicht in mehrere Ordner kopieren, weil das Dubletten produziert, mit denen wir in der nachfolgenden Abstimmung nichts anfangen können."

Vermeiden Sie dubletten-empfindliche Abstimmungsverfahren. Wenn Sie nicht die Zeit für eine gründliche Bereinigung von Dubletten haben, sollten Sie dies anschliessend nicht mit Verfahren bewerten, die empfindlich für Dubletten sind. Die Abstimmungsverfahren "Budgetzuweisung", "Rangfolge" und "Mehrfachauswahl" erfordern eine gründliche Bereinigung von Dubletten, weil diese sonst das Ergebnis verfälschen. Dagegen sind Dubletten für die Bewertung mit einer numerischen Skala weitgehend egal. Bei Bewertung nach Skala landen gleiche Beiträge ganz einfach nebeneinander in der Ergebnistabelle. Relevante Dubletten können dann im Anschluss bereinigt werden, während die Masse der Dubletten ohnehin als irrelevant zurückgelassen wird. Kurzum, verschwenden Sie keine Zeit auf die Bereinigung von Dubletten, die bei der anschließenden Priorisierung ohnehin als nicht weiter betrachtenswert aussortiert werden.